Organizacja pracy zespołu marketingowego
Jeśli jest jedna prawidłowość dotycząca pracy w marketingu, to jest nią: praca nigdy się nie kończy. Backlog pomysłów jest zwykle pełny, a największa trudność związana jest z żonglowaniem co najmniej kilkoma prowadzonymi jednocześnie kampaniami.
Planowanie tych działań, nawet przy bardzo doświadczonym zespole, to spore wyzwanie.
Część zadań jest powtarzalna i można próbować je estymować (choć zawsze z pewnym marginesem błędu), jednak sporo aktywności wykonywanych jest po raz pierwszy lub też zupełnie zmienia się ich kontekst, co sprawia, że trudno oszacować, ile zajmą czasu.
Po niemal dziesięciu latach spędzonych na żmudnych próbach zapanowania nad chaosem tej nieprzewidywalnej rzeczywistości coraz częściej godzę się z tym, że nie jest to możliwe.
Planując działania marketingowe przeszłam różne fazy – od realizacji ad-hokowych pomysłów w szybko rozwijającym się start-upie, poprzez etap zafascynowania diagramami Gantta (do dzisiaj chętnie z nich korzystam, wiedząc już jednak, jak bardzo umowne jest przypisywanie działań do konkretnych terminów, szczególnie tych bardziej odległych), aż po ustalanie priorytetów na najbliższy kwartał przy założeniu, że rzeczy się wydarzą, ale nie do końca wiemy kiedy.
W toku prób planowania i eksperymentowania z nowymi podejściami udało mi się jednak znaleźć kilka taktyk, które ułatwiają organizację pracy oraz przewidywanie jej efektów – także tych bardziej dalekosiężnych.
Codzienne poranne spotkania, podczas których każda osoba krótko referuje co zrobiła poprzedniego dnia i czym planuje zająć się dzisiaj. Tzw. daily przejęte z agile’owego zarządzania projektami bardzo dobrze sprawdza się również w zespole marketingowym.
Cykliczne planowanie pracy – na okres nie dłuższy niż dwa tygodnie i nie krótszy niż tydzień. Te interwały pozwalają już na realizację pewnych celów, a jednocześnie nie są na tyle długie, by w ich trakcie miały pojawić się zupełnie nieprzewidziane sytuacje typu znacząca zmiana strategii organizacji czy nieprzewidziane blokery. Tak podczas daily, jak i podczas sesji planowania korzystamy obecnie z Jiry.
Zadania, które pojawiają się w trakcie trwających sprintów (a więc tygodniowych lub dwutygodniowych sesji, podczas których realizujemy zaplanowane działania) dodawane są do backlogu i wracamy do nich przy kolejnym planowaniu. Staramy się nie modyfikować kształtu zaplanowanego sprintu i nie ulegać presji “wrzutek”, które pozornie są szybkimi zadaniami, jednak często w praktyce okazują się zabierać znacząco więcej czasu.
Raz na kilkanaście tygodni sprawdzamy czy wszystkie zadania w backlogu nadal mają sens. Niektóre mogły się zdezaktualizować, a inne mogły zostać zrealizowane przy okazji innych działań. Ważne, aby backlog rzeczywiście oddawał kierunek, w którym chcemy iść, a nie był zbiorem zupełnie przypadkowych pomysłów, które gromadzone są w nim od kilku lat, a które dawno przestały pasować do strategii.
Operacjonalizacja priorytetów strategicznych w organizacji w formie planów kwartalnych, tworzonych zarówno przez zespół, jak i przeze mnie. Tu korzystamy z Miro, które dobrze sprawdza się do swobodnego dodawania pomysłów.
Gdzie w tym momencie widzę największe wyzwanie? We włączaniu w plany marketingowe zespołu sprzedaży. Tak, aby nie zalewać osób ze sprzedaży wieloma szczegółami, ale by jednocześnie wiedziały one jakie priorytety ma na najbliższe tygodnie marketing i by mogły przedstawiać również swoją perspektywę czy zgłaszać potrzeby związane z zaplanowanymi przez siebie działaniami.
Edukuj się 📚
Blog post od HubSpota o tym jak u nich wygląda planowanie sprintu w zespole marketingowym.
